Excel在审计实务中的应用举例.ppt

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1、Excel在审计实务中的应用举例 基础运用 函数公式 实用技巧 练习1基础运用-常用快捷键及应用举例熟练掌握 复制:Ctrl+C; 粘贴:Ctrl+V 剪切: Ctrl+X;快速求和:Alt+= 查找: Ctrl+F或Shift+ F5 打印: Ctrl+P 定位: Ctrl+G或F5 替换: Ctrl+H 单元格中换行: Alt+Enter按F1,输入“快捷键”,即可查看excel自带的所有快捷键,可根据需要自行学习2基础运用-常用快捷键及应用举例快速选中多个单元格: Ctrl+Shift+箭头适用于:Excel表格中需要选中某一列(行)的值,该列(行)数据很多,采取下拉方式耗时较长,可以在需要选中的列中选择第一个单元格(也可多个,意味着选中多列),按 Ctrl+Shift+下箭头,即可选中。选择最后一个单元格则换为上箭头,选中行的原理相同。该方法只能选中有值得单元格列(行),遇到空格自。

2、动终止。 其他方法:在Excel目标区域输入区输入需选中的单元格范围,如A2:A10000,按下回车键即可。移到数据边缘:Ctrl+箭头;移动到工作表开头/末尾:Ctrl+Home/End3基础运用-常用快捷键及应用举例重复上一次操作:F4或Ctrl+Y;撤销上一次操作:Ctrl+Z;自动求和:Alt+等号;设置单元格格式:Ctrl+1;设置百分比格式:Ctrl+ Shift+%;应用年月日格式表示:Ctrl+ Shift+#;将12456345.23567格式调整为12,456,345.24 :Ctrl+ Shift+!,实现使用千位符且负数用负号-表示的数字格式,再单击开始-增加小数点两次添加两位小数,如右图所示4基础运用-常用快捷键及应用举例插入新工作表: Shift+F11或Shift+Alt+F1;移动到上一张工作表:Ctrl+Pageup;移动到下一张工作表:Ctrl+Page。

3、down;选中多张工作表:Ctrl+工作表;选中连续多张工作表:首张工作表+Shift+末张工作表;打√ :Fn+F8调出数字键盘,Alt+414205基础运用-常用快捷键及应用举例自定义快捷键用途:将经常使用的固定步骤自定义为快捷键,避免重复操作,提高工作效率;方法:录制宏、使用Visual Basic编辑器;示例1:快速将数字区域调整格式为外边框粗、内边框细,字体为NEW TIMES ROME,加上千位符,保留两位小数,负数以负号显示,垂直居中,水平居右。6基础运用-常用快捷键及应用举例接示例1:将左表到右表的调整步骤固化为快捷键方法:选定数字区域,视图-宏-录制宏,设置快捷键为Ctrl+ Shift+Q(可根据个人喜好设置),操作一遍达到需实现的效果,结束宏录制。下次需调整数据区域实现该种效果时,只需选中区域,按下Ctrl+ Shift+Q(即设置的快捷键)即可。7基础运用-常用快捷。

4、键及应用举例示例2:将选择性粘贴固化为快捷键Ctrl+ Z适用性:审计中需要频繁将特定区域选择性粘贴为数值,使用鼠标操作非常缓慢,快捷键过于复杂,自定义快捷键方便快速操作。选择性粘贴需变换粘贴位置,录制宏不能实现需要的自定义快捷键功能,可使用Visual Basic编辑器编写代码,因原理较为复杂,不再赘述,可按下列方法实现固化。方法:关闭Excel,将 文档(见附件)复制到C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Excel\XLSTART下,即可实现Ctrl+ Z为选择性粘贴-数值,简化了操作步骤。8基础运用-基础操作举例快速求和(表格见附件“示例-表一”)适用范围:需要求和单元格较多、且需要求和的行数并不完全相同的表格,不能复制Sum函数直接使用,单项输入Sum函数求和速度缓慢且易遗漏。操作方法:如右图所示,选定B。

5、3:B15,F5定位-空值,确定后Alt+等号确定后实现自动求和。9基础运用-基础操作举例为数字自动添加单位示例:如右表所示,为B列数据添加单位“个”方法1:选定B3:B15,开始-数字-自定义,在类型中输入 #.00”个”,确定即可;方法2:如右下图所示,在C列输入对应的单位“个”,在D3输入公式=B3&B4,确定,再将公式下拉,选择性粘贴为数值后,辅助列C可删除。10基础运用-基础操作举例数字分段显示示例:将2014928显示为2014-9-28,开始-数字-自定义,在类型中输入 0000-0-00;将2014928显示为2014年9月28日,开始-数字-自定义,在类型中输入 0000年0月00日。可选中数据区域批量操作。锁定和隐藏公式,使工作簿不能编辑选定需锁定的区域,审阅-保护工作表-输入密码,则不能对此区域进行编辑。保护工作簿如不希望他人整体移动工作簿,只能看,审阅-保护工作簿-。

6、保护结构和窗口-输入密码;如只希望特定的人查看,另存为-工具-常规选项,可设置打开权限密码、修改权限密码或设置为只读。11基础运用-基础操作举例数据透视表(表格见附件“示例-表2”)适用范围:数据的快速归类汇总,审计工作中可用于根据存货盘点表编制代保管存货发函清单、根据调整分录汇总表编制试算平衡表、根据序时账汇总各科目各月发生额等。操作步骤:插入-数据透视表-选择表区域-放置于新工作表-根据需要添加字段。示例:以存货盘点表编制发函清单为例。利用存货盘点表对所有代储库点进行发函,需先编制发函清单,库点较多时使用透视表功能可保证快速、准确。12基础运用-基础操作举例操作步骤:1、插入透视表:插入-透视表-选择表区域为!$A$3:$H$162,确定后,选择添加的字段,将存储库点、性质、品种设置为列标签,盘点日、报表日数量拖到数值区域,将出现新的表格。13基础运用-基础操作举例步骤2、对新表格根据。

7、需要进行调整:如图,新表格式并不能满足作为发函清单的需要,在A5、A6单元格点击右键去掉分类汇总的对勾,并在字段设置-布局和打印-在同一列中显示下一字段的标签去掉对勾,将透视表选择性粘贴-数值到其他区域,对A、B列分别进行填充(定位-空值-Ctrl+Enter),对C列筛选为空值的行删除,即可直接作为发函清单了。14基础运用-基础操作举例定位填充:接上例,详细说明定位填充,如表所示。 (表格见附件“示例-表3”)步骤:将A5复制到A6,选中A6:B40,F5或Ctrl+G定位-空值,按下等号A6单元格,Ctrl+Enter完成A、B列的填充。(思考:为何要先将A5复制到A6?)15基础运用-基础操作举例高级筛选:将符合多个特定条件的内容快速筛选出来,适用于凭证抽查。示例:以凭证抽查为例,见附件“示例-表4-凭证查询”,以抽取预收账款贷方发生额前十名为例。步骤:在D行筛选-开头是,输入220。

8、3(预收账款科目代码),F行点击降序排列,在A、B行选择前十行(注意还要复制表头)复制到一张空表中,将原表的筛选模式去掉(或者操作前将表格复制为原表),将鼠标移至空白单元格,筛选-高级-列表区域选择“凭证查询!凭证查询!$A$2:$F$892”(即筛选的数据来源),条件区域选择“高级筛选!$A$1:$B$11”(即需要匹配的条件),点击确定即可得到预收账款贷方发生额前十名的凭证。16基础运用-基础操作举例邮件合并:适用于按统一模板填制的多张文档,如录取通知书、请柬等,在审计中如果被询证方数量特别巨大时可用于快速编制询证函,因往来询证函已开发出模板,不再需要使用邮件合并功能。对于代储库点特别多的企业编制代保管询证函依然适用,该功能仅能在word中使用,考虑到用途比较广泛,再次一并介绍。(表格见附件“示例-表5”)示例:如表所示,共需编制15张询证函,一一复制较为缓慢,使用邮件合并功能可以实现。

9、快速编制询证函。17基础运用-基础操作举例操作步骤:邮件-开始邮件合并-信函-使用当前文档-使用新列表-浏览-选择发函清单,勾选需要插入的行-撰写信函选择其他项目,在word文档中需要插入的地方选择相应的区域插入,如被询证单位名称处选择F2插入,将编号、性质、品种、数量均按对应区域插入,预览信函,将格式调整好,完成合并-编辑单个信函,即可查看所有询证函。邮件合并中添加千位符:全部插入完成后,按Alt+F9 ,在需要加千位符的域代码后加入千位格式码,如原来的域为{MERGEFIELD “F5“},加入格式码后为{MERGEFIELD ” F5 ” \# “#,##0 ”},上面为整数格式。下面为保留2位小数,{MERGEFIELD " F5 " \# "#,##0.00 "} 加入格式码后,你要按Alt+F9,再按F9更新域才能看到结果。18基础运用-基础操作举例为Word中的数字添加千位符。

10、方法一:查找([0-9])([0-9]{3})([!][0-9年]),在查找选项中勾选使用通配符,替换为 \1,\2\3。可以为带有小数位的数字添加千位符,年份不变。方法二:打开WORD,Alt+F11,打开Visual Basic编辑器,打开Visual Basic,在右边的窗口中复制代码,代码详见附件 。此方法会为所有数字添加千位符,年份数字也会发生变化。19函数公式VLOOKUP函数(表格见附件“示例-表6-VLOOKUP”)=vlookup(A1,$B$1:$D$20,5,0)A1为需要匹配的单元格,$B$1:$D$20为与需要匹配单元格相匹配的区域,5为相匹配的区域中德第几列,0为精确匹配。用途:用于引用具有相同项的两张表格中的值;比较两张表格,具有相同项的返还相应值,无相同项的返回N/A#。示例:在B3单元格中输入公式 =VLOOKUP(A3,$D$3:$E$107,2,0),。

11、注意将D3:E107用F4锁定为绝对引用,下拉公式即可比对出对应项目的成本,使用成本项目查找出对应的收入同理。20函数公式If函数(表格见附件“示例-表7”)=IF(A4=C4,0,1),表示如果满足条件A4=C4,则返回0,否则返回1。条件可以使等式也可是不等式,可以根据需要设置。公式可以多重嵌套,也可与其他函数结合使用,如IF(E41=B41,IF(C41=F39,D41,0),0),表示需满足两个条件才返回相应的值。示例1:将表格与标准表格核对,使用公式=IF(A4=C4,“一致”,”不一致“),如果一致则返回一致,不一致则返回不一致。示例2:使用多重嵌套公式=IF($F$29=VLOOKUP(E30,$B$30:$C$36,2,0),VLOOKUP(E30,$B$30:$D$36,3,0),0) ,因两表各项目顺序不一致,只使用if函数难以达到目的,嵌套vlookup函数并返回匹配。

12、项,完成表格填写。21函数公式Sumif函数(表格见附件“示例-表8”)单条件汇总=SUMIF(B9:B20,B25,C9:C20),B9:B20为范围(range),即需要求和的项目区域;B25为标准(criteria),即需要求和的项目名称;C9:C20为需要求和的范围(sum-range),即需要求和的数字区域。用途:适用于由明细账到总账的过程,无需筛选加总一次性统计加总,非常方便。示例:在A列右侧插入列,将A列数据分列,列示在B列,在需填列数据的单元格输入 =SUMIF($A$3:$A$54,D3,$B$3:$B$54) ,再下拉即可。22函数公式Sumif函数条件汇总(表格见附件“示例-表1”)=SUMIFS(B3:B15,B3:B15,“>=550000”,B3:B15,“<=1000000”),表示汇总B3:B15区域数量为55万至100万的项目之和。综合计算求和。

13、(表格见附件“示例-表1”)示例:=SUMPRODUCT($B$26:$G$26,B27:G27),将对应单元格乘数相加。避开单元格中的错误值求和(表格见附件“示例-表1”)示例:=SUMIF(B35:B37,"<9.99E+307")23函数公式Len、Left、Right函数(表格见附件“示例-表9”)可用于不规则文字与数字的分离,如果每行文字长度都一样,可以用数据分列分离出来。A2为原始数据, B2=len(A2) 为返回文本字符串的字符数, C2=lenb(A2) 为返回文本字符串的字节数 。 D2中(C2-B2 ),C2与B2之差就是汉字的个数(23-16=7),再套个Left函数,就成功的把汉字部分提取出来了。 E2,跟D2原理相同 ,2*B2-C2就是数字的个数(2*16-23=9),套个Right函数,成功提取出数字部分。 (实际上 C1 D1公式可以省略直接代入到E。

14、1,F1单元格。如 =LEFT(A2,LENB(A2)-LEN(A2))24函数公式隔列求和(表格见附件“示例-表10”)奇数列和=SUMPRODUCT((A1:Z1)*(MOD(COLUMN(A1:Z1),2)=1)) 偶数列和=SUMPRODUCT((A1:Z1)*(MOD(COLUMN(A1:Z1),2)=0))  隔n列求和=SUMPRODUCT((A1:Z1)*(MOD(COLUMN(A1:Z1),n)=1))25 实用技巧举例 内容重排(表格见附件“示例-表11”)EXCEL中内容重排功能是被关闭的,需先在EXCEL选项-自定义中将内容重排添加到快速访问工具栏。内容重排功能可快速将一个单元格中的内容(或word文档中的内容)分别列示为一列,示例:“中央储备粮鞍山直属库、中央储备粮海城直属库、中央储备粮大连直属库、中央储备粮郑州直属库、中央储备粮开封直属库分别有员工XXX、YYY。

15、、ZZZ、AAA、BBB人”,将上述一段话编制为表格,以单位名称、员工人数为列字段。 操作步骤:将上述一段话粘贴到一个单元格中,将顿号替换为空格,删除多余的字,并将单元格的长度拉到需要显示的一个词的宽度,进行内容重排即可。示例图如右:26 实用技巧举例 内容重排引申:将表格中不同单元格的内容快速还原为一段话,即上表中实现逆向操作。方法1:选择一行或一列,粘贴到sheet表名称中,复制表名称到任意单元格或word文档可还原为一段话,而不用一一粘贴。因sheet表名称最多为31个字符,故只适用于内容比较少的情况。方法2:使用&符号,将字符串联,适用于项目较少的情形,且要考虑标点符号。方法3:选择需要转换的列,复制-选择性粘贴-转置-粘贴,再复制此行,如果需要转换的是行则无需转置,可直接复制,选择一个空白单元格进入编辑状态,开始-剪贴板-粘贴,即可完成,此方法可以克服上述两种方法的缺陷。27 实。

16、用技巧举例 内容重排 将无序单元格内容整理为一列 操作步骤:选定区域-复制,在空白单元格中粘贴剪贴板,替换空格,将单元格的长度拉到需要显示的一个词的宽度,使用内容重排。 效果如下图:28 实用技巧举例获取多表单列不重复值(表格见附件“示例-表12”)数据-合并计算,选择各表中需汇总的列(需多选一列),添加,标签位置选择最左列。示例:如下图,编制往来询证函时发现,多家单位同时涉及到应收账款和预收账款两个科目,应按被询证方每家编制一张询证函。如何快速查找重复单位并且保证没有遗漏和重复,可使用合并计算功能,继而采用Vlookup函数配比相应的发函金额。29 实用技巧举例 隔行插入(表格见附件“示例-表13”) 第二行数据列旁边标注任意数字,下一行旁边列标注任意数字,下拉使得每行都交错标注数字,定位-常量,插入-行,即可。30 练习练习一:集中采购统计表(表格见附件“示例-练习一”)依据固定资产三栏账,5分钟内编制出集中采购统计表,并说明使用了哪些方法。31 练习练习二:库存现金付款分析表(表格见附件“示例-练习二”)依据凭证查询,15分钟内填写好库存现金付款分析表,并说明使用了哪些方法。32 练习练习三:回函汇总表(表格见附件“示例-练习三”)快速进行回函统计,回函情况发生变化及时、准确进行改动,利用Excel表格快速撰写报告结论。练习四:发函清单、询证函(表格见附件“示例-练习四”)根据明细表编制往来发函清单和询证函,思考发函单位数量多且多家单位同时涉及多个科目时应该如何操作。33立信北京分所审计业务六部欧阳涛2014年9月28日Excel在审计实务中的应用举例THE END THANK YOU34。

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